İletişim formu, sitenizin en çok kişisel veri topladığı yerdir: ad, telefon, e-posta ve yazılan mesaj. Bu yüzden formun altındaki tek bir onay kutusuyla işi bitmiş saymak sık yapılan bir hatadır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez. Kendi durumunuz için bir avukata veya KVKK uzmanına danışın.
Aydınlatma ile açık rıza aynı şey değil
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre veri sorumlusu olarak, veriyi toplarken kişiyi bilgilendirmek zorundasınız: kim topluyor, neden topluyor, kime aktarılabilir, hangi haklara sahip. Buna aydınlatma yükümlülüğü denir ve bir “onay” gerektirmez, yalnızca bilgilendirme yapılmasını ister.
Açık rıza ise ayrı bir kavramdır ve verinin işlenmesi için başka bir hukuki dayanağın bulunmadığı durumlarda gündeme gelir; örneğin pazarlama iletileri göndermek için genellikle ayrı bir izin gerekir. Birçok sitede iki kavram tek kutuda karıştırılıyor; bu, hem kullanıcıya yanlış bilgi verir hem de sizi gereksiz yere riske sokar.
Formunuzu kontrol etmenin 6 adımı
- Forma yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz alanları koyun. Adres, doğum tarihi gibi alanlar çoğu iletişim formunda gereksizdir.
- Formun yanında görünür bir aydınlatma metni bağlantısı bulundurun.
- Aydınlatma metninde veri sorumlusunun kimliği, verinin işlenme amacı, aktarım ve hak başvurusu yolları yer alsın.
- Pazarlama e-postası göndermek istiyorsanız bunu ayrı bir seçenek olarak, önceden işaretlenmemiş biçimde sorun.
- Gelen mesajların nerede saklandığını ve ne kadar süre tutulduğunu belirleyin.
- Formun çalıştığından ve mesajların doğru kişiye ulaştığından emin olun; yanıtsız kalan bir form güven kaybettirir.
Sık yapılan hatalar
- Tek kutuyla hem aydınlatmayı hem her türlü izni almaya çalışmak.
- Aydınlatma metnini hiç yayınlamamak ya da bağlantısının bozuk olması.
- Kutuyu önceden işaretli bırakmak.
- Çerez kullanıyorken çerez politikası ve tercihini sunmamak.
Teknik tarafta dikkat edilecekler
Formun HTTPS üzerinden çalışması şarttır; bunun için SSL rehberimize bakabilirsiniz. Ayrıca form sağlayıcınızın verileri nerede sakladığını ve sizinle nasıl bir veri işleme ilişkisi kurduğunu öğrenin.
Form gönderildikten sonra ne olmalı?
- Ziyaretçi “mesajınız alındı” diyen net bir onay görsün.
- Mesaj, yalnızca yetkili kişilerin eriştiği bir gelen kutusuna veya panele düşsün.
- Kimse mesajı kişisel telefonundan yönlendirmesin; paylaşılan kanallar verinin nerede kaldığını belirsiz kılar.
- İhtiyaç kalmayan mesajlar belirlediğiniz süre sonunda silinsin.
Form sağlayıcı seçerken sorulacak sorular
- Veriler hangi ülkede ve hangi altyapıda saklanıyor?
- Sağlayıcı ile aranızda veri işleme ilişkisi nasıl tanımlanıyor?
- Mesajlar şifreli bağlantı üzerinden mi iletiliyor?
- Gerektiğinde bir kişinin verisini bulup silmek kolay mı?
Aydınlatma metninde neler bulunmalı?
Metin uzun ve karmaşık olmak zorunda değil; anlaşılır olması önemli. Kim olduğunuzu, hangi verileri hangi amaçla topladığınızı, verilerin kimlerle paylaşılabileceğini, ne kadar süre saklanacağını ve kişinin haklarını nasıl kullanabileceğini sade cümlelerle yazın. Metnin güncel tutulması ve formun yanında kolay bulunması da gerekir.
Sitenizin formunu ve gizlilik sayfalarını birlikte gözden geçirmek isterseniz bize yazın.